GDPR / EU:n tietosuoja-asetus ja henkilötietojesi käsittely

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Shindo ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 07.05.2018. Viimeisin muutos 24.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Shindo Ry,
Sukkavartaankatu 7 as 6, 33100 Tampere (vain postiosoite)
050 371 5510
info(at)shindo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Eeva Heikkinen
puh. 050 371 5510
info(at)shindo.fi

3. Rekisterin nimi
Shindo ry:n jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– Shindo ry:n jäsenyys, jossa rekisteröity on osapuolena
-yhdistyslaki
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Shindo ry:n jäsenyys
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsensuhteen ylläpito, yhdistyksen tapahtumien tiedotus, markkinointi ja laskutus.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti) ja Shindon koulutustaso. Tietoja säilytetään niin kauan, kun yhdistyksen jäsenen jäsenyys on voimassa. Jäsenen erotessa hänen tietonsa poistetaan yhdistyksen jäsenrekisteristä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa yhdistyksen jäsen luovuttaa tietojaan yhdistykselle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen (nimi, yhteystiedot, Shindo-koulutustaso) mahdollisia vastaanottajia ovat International Kuratomi Jomon Method Assosiationin edustajat ja jäsenet.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Manuaalinen materiaali kuten näyttö- ja Pro-lomakkeet yhdistys säilyttää yhden (1) vuoden ajan, jonka jälkeen ne hävitetään. Todistuskopiot Shindo-koulutuksista yhdistys säilyttää luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).